WhatsApp begon als laagdrempelig, eenvoudig en gratis berichtenverkeer ter vervanging van betaalde dienst sms, maar is nu stevig verankerd in de communicatie op het werk - en leidt vaker tot conflicten op het werk en als bewijsvoering in rechtszaken.

WhatsApp-chats worden meer en meer gebruikt om claims in arbeidsrechtszaken te bevestigen of te weerleggen. Een werknemer kan bijvoorbeeld beweren dat hem via WhatsApp loonsverhoging of flexibele werktijden zijn beloofd. Maar gebruiken werkgevers WhatsApp-logs om vermeend wangedrag te bewijzen. Terwijl je denkt dat het om vertrouwelijke informatie gaat.

Op het werk hebben WhatsApp-chats veel gesprekken in reële ontmoetingen vervangen. Collega's maken groepen aan om werk te coördineren, sturen elkaar na werktijd berichten en uiten hun frustraties in privéberichten. Hoewel dit informeel aanvoelt, kan het werknemers kwetsbaar maken als er bonje ontstaat.

En graadje erger wordt het wanneer geschillen escaleren tot juridische stappen, en deze berichten voor de rechter worden gebracht. Rechtbanken behandelen WhatsApp-berichten als elk ander document.

We hebben meer dan 2.000 zaken onderzocht die sinds 2019 aanhangig zijn gemaakt bij Britse arbeidsrechtbanken en waarbij WhatsApp betrokken was. De bevindingen onthullen een verrassende reeks manieren waarop vermeende informele chats tot bewijsmateriaal zijn geworden.

WhatsApp-gesprekken spelen vooral een cruciale rol in geschillen over discriminatie, (seksuele) intimidatie of ander ongepast gedrag. De berichten worden ook aangehaald in zaken over oneerlijk ontslag en contractclaims, waarbij informele werkcommunicatie en digitale dossiers een zaak kunnen beslissen.

In 2018 waren bij 48 zaken die voor de Britse arbeidsrechtbanken werden gebracht WhatsApp-berichten betrokken. In 2024 was dat aantal gestegen tot 562. De zaken bestrijken een breed scala aan rechtsgebieden, maar oneerlijk ontslag, contractbreuk, intimidatie en discriminatie waren dominant. Uit de zaken die we onderzochten, kwamen verschillende thema's duidelijk naar voren.

1. Verwijdering of uitsluiting uit een WhatsApp-groep

In de zaak van mevrouw Djagbo tegen Women's Health Dulwich stelde de eiseres met succes een vordering in wegens oneerlijke behandeling wegens zwangerschap en moederschap. Dit gebeurde naar aanleiding van een reeks incidenten die plaatsvonden nadat ze haar werkgever op de hoogte had gesteld van haar zwangerschap.

Verschillende acties gaven haar het gevoel dat haar dienstverband voortijdig werd beëindigd, waaronder het verwijderen uit de WhatsApp-groepschat op de werkplek. De rechtbank kende haar bijna 20.000 pond schadevergoeding toe.

2. Discriminerende berichten of intimidatie via WhatsApp

In de zaak Robson tegen NGP Utilities diende de eiser, een homoseksuele man, een klacht in wegens intimidatie. Dit omvatte een reeks ongepaste en beledigende incidenten op het werk, met name een WhatsApp-groepsbericht van een collega.

Het bericht maakte deel uit van een breder patroon van grappen gericht tegen homoseksuele collega's. De arbeidsrechtbank kende hem meer dan 36.000 pond toe.

3. Beëindiging van dienstverband via WhatsApp

In de zaak van mevrouw Hodkinson tegen B&R Care werd een zwangere werkneemster in de zorgsector beloond met een schadevergoeding van meer dan 40.000 pond nadat ze was ontslagen via WhatsApp. Het feit dat het ontslag informeel en ongevoelig werd uitgevoerd, ondersteunde de bevindingen van de rechtbank “procedurele en materiële oneerlijkheid”.

4. WhatsApp-communicatie ingediend als bewijs

In de zaak van de heer Black tegen Alain Charles Publishing maakte de eiser met succes gebruik van screenshots van WhatsApp-berichten als bewijs. Als gevolg daarvan werd een schadevergoeding van bijna 100.000 pond toegekend.

Seksisme

De rechtszaken laten ook zien hoe WhatsApp deel is gaan uitmaken van het werkende leven, waardoor de grens tussen privé en werk vervaagt. Collega's chatten zoals vrienden dat doen.

Maar wanneer werkrelaties verzuren of regels worden overtreden, heeft elke informele chat mogelijk juridische betekenis. Je denkt dat je een enkele opmerking plaatst in een privégesprek, en ziet die vervolgens opduiken in bewijsmateriaal in een heel andere context.

Dit raakt zowel werkgevers die worden gemaand tot het overhandigen van werk gerelateerde WhatsApp-berichten, als werknemers die berichten die ze privé achten als bewijs zien terugkeren in rechtszaken.

WhatsApp-groepen kunnen dus een doorslaggevende blik werpen op de werkcultuur. Rechtbanken zien meer en meer voorbeelden voorbijkomen van werkenden die WhatsApp gebruikten om seksistische en racistische grappen te delen of over collega's te roddelen.

Het is een duidelijke les: privacy in digitale communicatie is nooit gegarandeerd. Zelfs versleutelde berichten kunnen openbaar worden in een rechtszaal.

WhatsApp do's en don'ts

De hoeveelheid verwijzingen naar WhatsApp in rechtszaken geeft een aantal belangrijke lessen weer voor zowel werknemers als werkgevers. Kort samengevat: als je het niet zou schrijven in een zakelijke e-mail of zeggen in een vergadering, plaats het dan ook niet in WhatsApp.

Grappen kunnen verkeerd worden geïnterpreteerd en beledigende opmerkingen verdwijnen niet zomaar. Velen hebben dit op de harde manier geleerd.

WhatsApp gebruiken om instructies en beslissingen te delen lijkt misschien handig, maar het mag formele processen niet vervangen.

En voor werkgevers is het tijd om het communicatiebeleid aan te passen, met inbegrip van richtlijnen voor berichten na werktijd, het gebruik van groep chats en het respecteren van verwachtingen van inclusiviteit.

WhatsApp verbieden is misschien niet praktisch, maar het is belangrijk om verwachtingen te formuleren. Zelfs een beleid waarin staat dat alle werk gerelateerde communicatie op persoonlijke berichtenapps moet voldoen aan de verwachte gedragscode van het bedrijf is al een begin.

Veel mensen zijn zich er niet van bewust dat een privé chat als bewijsmateriaal kan opduiken. Als je weet dat een grap op WhatsApp kan leiden tot een aanklacht wegens intimidatie die een enorme boete kan opleveren, of dat het negeren van een laat werkbericht kan worden gebruikt als bewijs van slecht presteren, zul je sneller geneigd zijn om wel twee keer na te denken alvorens iets te posten.

*) Jonathan Lord en Gordon Fletcher en Saad Baset zijn verbonden aan de University of Salford in Manchester. Een Engelstalige versie van dit artikel verscheen bij The Conversation

**) Photo by lonely blue on Unsplash